【2024更新│行政助理│自我增值】Admin等於公司打雜？即睇行政助理職責、工作要求及晉升階梯

【2024更新│行政助理│自我增值】行政部（Admin）常被人們忽略，甚至被認定為可有可無的「公司打雜」，不過如果沒有他們，企業內部運作隨時會亂成一團。事實上，一位稱職的Admin要兼顧公司大小事項，具備優秀的文書、解難、溝通及管理能力。此行業入行門檻較低，部分職位毋須大學學歷，升至經理級別平均月入可達3萬元。這篇文章將會詳細介紹熱門職位之一—行政助理（Administrative Assistant）的職責、工作要求及晉升階梯。

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每間公司都需要Admin，這個行業市場需求大，被視為穩定的工作。新人入行通常由行政助理（Administration Assistant）做起，他們主要負責日常文書和行政職務，包括保存文件、草擬信件、安排會議，並管理公司所有設備，以便辦公室可以有效地運作。

別以為Admin工作是「手板眼見功夫」，一名優秀的行政助理需有以下特質：（按圖了解）

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5大行政助理需要具備的特質

1.書寫能力
行政助理經常向同事和客戶寫備忘錄和電子郵件，故此他們必須具備良好中英文商業書寫能力。

2.電腦知識
大部分公司都實行數碼轉型，行政部員工在硬件及軟件上也要與時並進，並且熟悉基本電腦操作，加快辦事效率。

3.組織能力
行政助理要妥善保存文件、文件夾和日程表，以便辦公室可以有效地運作。

4.溝通能力
行政助理要與不同部門溝通，因此他們要協調各部門的需要，建立良好人際關係做起事來事半功倍。

5.管理能力
Admin工作的管理階級職位，涉及到決策和管理技巧。他們要有足夠領導才能，正確地分配工作，提升辦公室工作效率。

【行政助理 Q&A】

行政助理的職責是甚麼？

●充當管理層、員工、客戶及其他對外合作夥伴之間的聯絡窗口
●及時並準確地管理信息交流
●負責為管理層安排日程及會議
●為員工出差及當地住宿作安排
●記錄日常開支並準備每週、每月或每季度的報告
●監督其他文書人員的工作表現
●間中扮演辦公室經理的角色，及時補給辦公用品
●格式內部和外部的溝通信息，例如備忘錄、電子郵件、演示文稿和報告
●為會議期間作會議記錄
●篩選並轉接電話，分發信件
●整理及維護辦公室的文件系統

行政助理的工作要求是甚麼？

●具有擔任助理或類似職位的工作經驗
●熟悉MS Office
●優秀的組織能力及時間管理技能
●熟於使用辦公室小工具和應用程序（例如電子日曆和複印機）
●優秀的口頭和書面溝通技巧
●謹慎及擁有保密的涵養
●具備高中學歷
●若有相關文憑或證書者優先考慮

行政助理的薪酬是怎樣？

●根據Links International 2023年的薪酬報告，初階行政助理薪酬為$25,900、高級行政助理為$36,300及資深行政助理薪酬為$54,400。

行政助理入行的門檻高嗎？

●行政助理的入行門檻並不高，根據CTgoodjobs上招聘廣告作參考，部分只需擁有香港中學文憑考試五科達第2級或以上(包括中、英及數)，或香港中學會考五科E 級或以上(包括中、英(課程乙)及數)或同等學歷，就能申請職位。

行政助理的晉升階梯是怎樣？

●如果想要升上高級行政助理，就需要至少8年相關經驗。
●職涯顧問網站Zippia指，行政助理可以晉升到辦公室經理，甚至從事會計相關職位。

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